Sommaire
En tant qu’entreprise du BTP, vous avez déjà un certain nombre de responsabilités. Entre la gestion de votre équipe, le suivi des projets en cours et les nouveaux clients, la gestion des factures peut rapidement devenir fastidieuse. C’est ici qu’intervient le logiciel de facturation en ligne. Voyons ensemble pourquoi vous devriez en utiliser un.
Logiciel de facturation en ligne : les fonctionnalités
Un logiciel dédié au BTP de facturation en ligne peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. En effet, il offre une multitude de fonctionnalités conçues spécialement pour faciliter la gestion de vos factures et optimiser votre flux de travail. Voyons ensemble les principales.
Envoi de documents par e-mail
Grâce à ce logiciel, vous pouvez envoyer des devis, des factures et d’autres documents importants directement par e-mail, de façon instantanée. Vos clients reçoivent alors un lien leur permettant de télécharger les documents.
Cela simplifie le processus de transmission et garantit que vos clients reçoivent les documents sans délai. Le client reçoit un lien sécurisé lui permettant de télécharger les documents, ce qui élimine les problèmes potentiels de livraison postale, tels que les retards ou les documents perdus.
Signature électronique
Avec un logiciel de facturation en ligne, les devis peuvent être signés électroniquement. Vous pouvez ainsi vous affranchir des délais liés à l’envoi, à la signature manuscrite et au retour des documents.
Cela signifie que les projets peuvent être approuvés et lancés plus rapidement. De plus, la signature électronique offre une meilleure sécurité juridique, car elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.
Gestion des stocks
Les logiciels de facturation en ligne pour les entreprises de BTP peuvent proposer des fonctionnalités qui sortent du cadre strict de la facturation. L’une des fonctionnalités les plus intéressantes est celle de la gestion des stocks, notamment pour les entreprises qui gèrent de grandes quantités de matériaux.
Ainsi, à l’aide du logiciel, vous pouvez suivre les niveaux de stock en temps réel, recevoir des alertes lorsque les stocks sont bas et éviter les ruptures qui peuvent retarder les projets.
Rapports financiers
De même, un logiciel de facturation en ligne peut servir à générer des rapports financiers. Cela peut inclure des rapports sur les revenus, les dépenses, les bénéfices et d’autres indicateurs financiers utiles pour l’entreprise.
Ces rapports permettent de mettre en lumière la santé financière de votre entreprise, d’identifier les tendances et donc de prendre de meilleures décisions.
Planification et suivi des projets
Enfin, un logiciel de facturation en ligne peut proposer un outil de planification et de suivi de projets. Vous pouvez planifier les différentes étapes d’un projet, attribuer des tâches à des membres de votre équipe et suivre l’avancement du projet. Cette fonctionnalité peut être corrélée aux autres si les données sont centralisées.
Factures de situation
Dans le secteur du BTP, les projets durent souvent plusieurs mois, voire plusieurs années. Les factures de situation permettent de facturer progressivement un client en fonction de l’avancée du projet, au lieu d’émettre une seule facture lorsque ce dernier prend fin.
Les factures de situation sont très utiles pour maintenir le flux de trésorerie de l’entreprise et permettent également de rassurer le client sur le fait que le projet avance selon sa charte. La mise en place de factures de situation peut être complexe, mais un bon logiciel de facturation en ligne facilite grandement ce processus.
Utiliser des logiciels certifiés par l’état
Il est important de noter que tous les logiciels de facturation en ligne ne se valent pas. Certains logiciels sont certifiés par l’État, ce qui signifie qu’ils respectent un certain nombre de normes autour de la sécurité et de la fiabilité. En effet, un logiciel de facturation doit répondre à 4 conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
Il pourra le justifier grâce à un certificat délivré par un organisme accrédité comme l’AFNOR ou par une attestation individuelle de l’éditeur. Notez que depuis la loi finances 2016, il est obligatoire pour les entreprises d’utiliser un logiciel de facturation conforme.
Logiciel de facturation en ligne : conseils
Enfin, voici quelques conseils pour vous aider à exploiter au maximum le potentiel d’un logiciel de facturation en ligne.
- Prendre en compte ses besoins. Vous devez choisir un logiciel qui s’adapte à votre situation. Toutes les entreprises de BTP ne sont pas les mêmes, il est donc important de trouver un logiciel qui répond à vos besoins spécifiques.
- Se former à son utilisation. Formez-vous et formez votre équipe à l’utilisation du logiciel. Même le meilleur logiciel ne sera pas utile si vous ne savez pas vraiment comment l’utiliser. Prenez le temps de vous familiariser avec les fonctionnalités du logiciel.
- Intégrer le logiciel aux autres outils de gestion. De nombreux logiciels de facturation en ligne peuvent s’intégrer à d’autres systèmes, tels que votre logiciel de comptabilité ou de gestion de projet. Cela peut vous aider à automatiser encore plus de processus et à améliorer l’efficacité de votre entreprise de BTP.
Rédactrice sur mediaseine.fr depuis plusieurs années, je suis spécialisée dans l’immobilier (achat, vente, location, marchands de biens, …), les travaux (isolation, gros œuvre, bricolage, …) et tous les sujets qui touchent à l’Energie. Pour me contacter ou contacter la rédaction, passez par la rubrique contact du site.